Acceso de Inspección

Cuando la Inspección de Trabajo (ITSS) te reclama el registro de jornada, no hace falta que crees un usuario ni que mandes ficheros por correo. Desde Configuración → Acceso de Inspección generas un enlace temporal de solo lectura, acotado al periodo y a las personas que te reclamen, que puedes revocar en cualquier momento y en el que cada consulta queda registrada.

El enlace no da acceso a la aplicación: quien lo abre solo ve el registro de jornada del alcance que tú fijaste, sin poder modificar nada.

Qué resuelve y qué no

El enlace está pensado para responder a un requerimiento por escrito y para remitir los datos después de una visita.

No sustituye a tener el registro disponible en el centro de trabajo. El Criterio Técnico 101/2019 exige que, durante una visita, el registro pueda exhibirse allí mismo. Para eso sigue estando la descarga del registro en Informes, que cualquier responsable puede abrir en el momento.

Emitir un acceso

Solo un Administrador puede emitir estos enlaces: dan acceso al registro de toda la plantilla que elijas, incluida gente a la que no supervisa quien lo emite.

1. Entra en Configuración → Acceso de Inspección.
2. Elige el periodo que te reclaman (desde / hasta). No puede terminar en el futuro.
3. Escribe la referencia del requerimiento (por ejemplo, el número de acta). Es opcional, pero es lo que te permitirá saber después a qué actuación correspondió cada enlace.
4. Marca el alcance (ver abajo).
5. Decide si pides código de acceso y si incluyes el DNI.
6. Pulsa Emitir acceso.

El enlace y el código aparecen una sola vez. Cópialos antes de cerrar el aviso: no se guardan en ninguna parte y no podrás volver a verlos. Si los pierdes, revoca el enlace y emite otro.

El alcance: sedes, departamentos y trabajadores

Puedes acotar a tres niveles. Manda el más concreto que hayas marcado:

• Sedes — toda la plantilla de los centros que marques.
• Departamentos — si marcas alguno, el alcance son sus miembros (la sede pasa a solo filtrar la lista).
• Trabajadores — si nombras a alguien, el alcance son exactamente esas personas.

Es decir: si marcas una sede y luego nombras a tres trabajadores, el enlace cubre a esos tres, no a toda la sede. Arriba tienes en todo momento cuántos cubre lo marcado y qué nivel manda.

Si no marcas nada, el enlace cubre toda la empresa.

Para incluir un departamento y además a alguien de fuera: marca el departamento, pulsa Todos en Trabajadores —que selecciona a sus miembros— y luego Ver toda la plantilla para añadir a quien falte. Así la lista queda explícita y puedes quitar a cualquiera sin que reaparezca.

El código de acceso

Por defecto el enlace pide un código de 6 dígitos. Entrégalo por un canal distinto al del enlace: si mandas los dos en el mismo correo, el código no protege de nada. Lo habitual es enviar el enlace por escrito y dar el código por teléfono.

El código caduca a las 2 horas de usarse, así que quien lo abra al día siguiente volverá a pedirlo.

El DNI va desactivado

Ninguna norma exige el DNI en el registro de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Criterio Técnico 101/2019 piden la identificación de la persona trabajadora, y el nombre junto con su ficha ya la identifican.

Por eso la casilla viene desmarcada. Márcala solo si el requerimiento lo pide expresamente: la decisión queda grabada en el enlace y se ve en la lista, para que puedas justificar por qué se cedió.

Qué ve quien abre el enlace

• Los datos de la empresa: razón social, CIF y los centros del alcance.
• La plantilla del periodo con las horas registradas, las teóricas y las extra de cada persona.
• El registro diario de cada trabajador: jornada, pausas, horario teórico, modalidad presencial o remota y el saldo del día.
• Las correcciones aprobadas sobre el registro, con su fecha y su motivo.
• El resumen mensual y la jornada semanal del contrato.
• Los límites de jornada: descanso entre jornadas (12 h), descanso semanal (36 h) y las horas extra acumuladas en el año frente al máximo legal de 80.
• El sello de integridad del registro.

No ve la ubicación de los fichajes, ni direcciones IP, ni documentos, ni nóminas, ni nada de otras empresas.

Descargas

Quien abra el enlace puede descargar el registro en CSV, PDF, JSON y un ZIP con un PDF por trabajador. Son exactamente los mismos ficheros que puede descargarse cada empleado desde Mis Fichajes: no hay una versión distinta “para la Inspección”.

Revocar y ver quién ha entrado

En la lista de accesos emitidos tienes cada enlace con su periodo, su alcance, cuándo caduca, su estado y cuántas veces se ha abierto.

• El icono del ojo muestra el historial: cuándo se abrió, desde qué IP y qué se consultó, incluidos los intentos con código incorrecto.
• La papelera lo revoca. El corte es inmediato: la siguiente vez que alguien use ese enlace, ya no funcionará.

Los enlaces revocados y caducados siguen en la lista a propósito. Es tu prueba de qué cediste, a quién y cuándo lo cortaste.

Preguntas frecuentes

¿Caduca solo? Sí, a los 15 días por defecto (30 como máximo).

¿Puedo emitir varios a la vez? Sí. Es lo recomendable si tienes actuaciones distintas: cada una con su enlace y su referencia, para que las trazas no se mezclen.

¿Aparece el trabajador que causó baja? Sí, si trabajó durante el periodo. El registro de esos meses existió y hay que conservarlo cuatro años.

¿Y si la empresa cambia de sede o de departamentos después? El enlace se resuelve en cada consulta, así que refleja la estructura del momento en que se abre.