Conciliación bancaria

La conciliación bancaria empareja cada pago y cada cobro del banco con su factura en el libro de la Gestoría Digital. Lo que no admite duda se cierra solo; lo demás se te propone para que lo confirmes, y lo que no tiene factura (una nómina, una comisión) se marca como tal.

Es una parte de la Gestoría Digital que DutyBeat enciende por empresa. Cuando está activa, el libro muestra el botón Movimientos y cada factura lleva su estado: Por conciliar o Conciliada. Necesitas el permiso Gestoría Digital (Ver para mirar, Editar para decidir).

Traer los movimientos del banco

1. En el libro, pulsa Movimientos.
2. Pulsa Importar movimientos (JSON) y elige el extracto que has descargado de tu banco.
3. Si el fichero no dice de qué cuenta es, elige o escribe el IBAN.
4. Pulsa Importar.

• Se admiten hasta 300 movimientos por fichero. Si tienes más, descárgalos por meses.
• Puedes importar el mismo extracto dos veces sin miedo: lo que ya estaba no se duplica.
• Si dos movimientos son idénticos (mismo día, importe y concepto) y el banco no manda nada que los distinga, se guardan los dos marcados como Sin identificador del banco, para que compruebes si de verdad son dos pagos.

Al importar, se buscan las facturas de cada movimiento.

Qué se cierra solo y qué se te propone

Un movimiento se cierra solo cuando el caso es indiscutible: el importe coincide al céntimo, el banco trae el número de factura o el NIF en el concepto, la fecha está dentro del margen y no hay otra factura con el mismo importe. Todo lo demás queda Por revisar con una propuesta y su confianza:

• Se cerrará sola o Confianza alta: coincide casi todo.
• Confianza media: coincide el importe, pero hay menos pistas.

Si quieres, Aceptar las N de confianza alta confirma de una vez todas las de confianza alta que se ven con el filtro actual. Cada una queda apuntada con su puntuación, su motivo y tu nombre, y se puede deshacer.

Decidir un movimiento

Pulsa un movimiento para abrir su ficha:

• Confirmar: es esa factura. El movimiento pasa a Conciliado y la factura, a Conciliada.
• Descartar: no es esa. No se te volverá a proponer.
• Elegir otra factura: busca la buena en el libro.
• No necesita factura: es una nómina, un impuesto, la Seguridad Social, una comisión, un traspaso entre tus cuentas… Elige qué es y queda cerrado Sin factura.
• Deshacer: un movimiento ya cerrado vuelve a pendientes.

Los estados de un movimiento son Por revisar, Conciliado, Sin factura y Factura pedida. Filtra por ellos, por fechas, por importe o buscando en el concepto. Buscar de nuevo vuelve a pasar el emparejador por todo lo pendiente, por ejemplo después de que lleguen facturas nuevas.

Pedir una factura que falta

Si trabajas desde tu gestoría dentro de la empresa (mira Gestorías), en un movimiento sin factura tienes Pedir factura: escribe una nota y la empresa verá el aviso en su libro. Desde su lado, Responder sirve para contestar («no hay factura, es…»). En cuanto la factura llega al libro, la petición se cierra sola.

Reglas y ajustes

En el engranaje de ajustes del libro → Conciliación bancaria:

• Cómo empareja. Cerrar solos los casos indiscutibles se puede apagar si prefieres confirmarlo todo a mano. También eliges cuántos días antes de la factura y después del vencimiento puede llegar el pago, y la diferencia de importe admitida. Una diferencia de importe solo sirve para proponer: nunca cierra sola.
• Reglas. Para lo que se repite: «si el concepto contiene COMISION, no necesita factura», o «este pago es de este proveedor». La primera que encaja, gana; puedes cambiar el orden con las flechas, encenderlas, apagarlas y borrarlas. DutyBeat trae unas cuantas hechas (comisiones, Seguridad Social, Hacienda, nóminas), apagadas para que decidas tú.
• Una regla solo sugiere salvo que marques Aplicar sin preguntar: entonces cierra los movimientos que encajen sin que nadie los confirme. Es una decisión que conviene tomar a propósito.

Las reglas y los ajustes los puede tocar tanto tu empresa como la gestoría que la lleva, y cada regla dice quién la cambió por última vez.