Gestoría Digital
Las facturas de la empresa se archivan solas, se leen y se apuntan en un libro por ejercicio.
La Gestoría Digital reúne en un solo sitio todas las facturas de tu empresa, las que pagas y las que cobras. Llegan por varias vías, se guardan en el Gestor de Archivos y se leen solas: proveedor, NIF, número, fechas, base, IVA, retención y total quedan apuntados en un libro por ejercicio, separado en Gastos e Ingresos. Lo encuentras en el menú lateral, en Contabilidad → Gestoría Digital.
Aparece si tu empresa tiene contratado el módulo y tú tienes el permiso Gestoría Digital (o eres administrador). Necesita también el Gestor de Archivos, que es donde se guardan los ficheros.
Cómo llegan las facturas
- Subiéndolas desde la pantalla. Pulsa Subir facturas y elige uno o varios ficheros, o arrástralos sobre la pantalla. Puedes soltar también una carpeta o un ZIP: el ZIP se abre en tu ordenador y las facturas de dentro se suben una a una. Si subes muchas de golpe, te pide confirmarlo antes, para que no se cuele una carpeta equivocada.
- Por correo. Tu empresa tiene una dirección propia de facturación. Reenvía ahí las facturas que te lleguen, o pide a tus proveedores que las manden directamente. Los adjuntos se archivan; las imágenes del cuerpo del correo (logotipos, firmas) no.
- Por WhatsApp. Desde un móvil autorizado, manda la foto o el PDF de la factura al número de DutyBeat. Solo se aceptan los móviles que tengas autorizados.
La dirección de correo y el número de WhatsApp los asigna DutyBeat. Los ves, con los móviles autorizados, en el engranaje de ajustes → Recepción de facturas. Mientras no estén asignados pone «Pendiente». Ahí mismo autorizas un móvil nuevo con Autorizar móvil o quitas uno que ya no deba enviar.
Qué se puede enviar
- PDF y fotos (PNG, JPEG, WEBP, HEIC). Se reconoce el tipo por el contenido del fichero, no por su nombre. TIFF, GIF y BMP no se admiten.
- Hasta 100 MB por documento al subirlo o por WhatsApp. Por correo, el límite es el del propio correo: 25 MB. Un ZIP que llega por correo puede traer hasta 50 ficheros.
- Una factura electrónica en XML (Facturae) se archiva junto a la factura, pero no se lee.
Mientras se leen
Las facturas nuevas no aparecen en el libro al instante: primero se archivan en la carpeta Entrada y después se leen. Arriba del libro verás un recuadro con «Procesando facturas» y cuántas van. No hace falta esperar en la pantalla: el libro se rellena solo.
- Un PDF con varias facturas dentro (por ejemplo, un escaneo de toda la semana) se parte solo en una factura por documento. Cada una aparece en el libro indicando de qué páginas del original sale, y el original se guarda aparte.
- Una factura repetida no se vuelve a leer ni se apunta dos veces.
- Lo que no se ha podido leer (un fichero dañado, una foto ilegible) queda en una bandeja aparte encima del libro. Desde ahí puedes Reintentar la lectura o Descartar el documento.
Leer las facturas tiene un coste de inteligencia artificial que se apunta, con el resto, en Configuración → Consumo de IA.
El libro
Cada fila es una factura: fecha, número, proveedor, NIF, base, IVA, total y su estado. Una flecha roja indica dinero que sale (un gasto) y una verde, dinero que entra (un ingreso).
- Filtra por fechas, por proveedor, por tipo (gastos o ingresos) y por estado. Abajo verás los totales de lo que tengas filtrado y el saldo.
- Cambia de ejercicio con el selector de año de arriba a la derecha.
- Pulsa el número de factura para abrir el documento.
Los estados que puede tener una factura:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Revisar | Algo no cuadra y conviene que la mire una persona. Pulsa la etiqueta para ver por qué: falta el número de factura, no se ha podido identificar al emisor, etc. |
| Por conciliar | Está apuntada y aún no se ha cuadrado con un movimiento del banco. Solo aparece si usas la conciliación bancaria. |
| Conciliada | Ya está emparejada con su pago o su cobro en el banco. |
El libro no se corrige a mano. Las cifras son las que se leyeron de la factura, y una copia que llegue después nunca las cambia. Si una factura no debía estar ahí, ábrela desde el menú ⋮ de su fila y dala de baja: sale del libro y su fichero va a la papelera del Gestor de Archivos, donde se puede restaurar durante 30 días.
Dónde se guardan los ficheros
Todo se archiva en el Gestor de Archivos, en una carpeta Gestoría Digital con candado, ordenada por ejercicio y trimestre (Entrada, 2026, 3T, Gastos, Ingresos…). Las carpetas las crea y las mantiene el propio módulo: desde el Gestor de Archivos se pueden ver y descargar, pero no mover ni cambiar. Solo la ve quien tiene el permiso Gestoría Digital.
Permisos
El permiso Gestoría Digital tiene dos niveles:
- Ver: ver el libro, todas las facturas y la carpeta.
- Editar: además, subir facturas, gestionar la recepción y dar de baja facturas.
Es un permiso sensible: quien lo tiene ve todas las facturas de la empresa. Si tu gestoría también trabaja aquí, mira Gestorías que llevan tu empresa.